Сонирхогчдын бүртгэл (CRM)

Сонирхогч бол төслийг сонирхож буй худалдан авагч, байгууллага. Сонирхогчдыг зүүн цэсний «Харилцаа» бүлгийн «Сонирхогчид» хуудсанд бүх төслөөр нь нэг дор, мөн төсөл тус бүрийн «Сонирхогчид» хуудсанд удирдана.

Сонирхогч нэмэх

1. «Сонирхогчид» хуудсанд «Шинэ сонирхогч» товч дарна. Бүх төслийн хуудаснаас нэмж буй бол эхлээд аль төсөлд нэмэхээ сонгоод «Үргэлжлүүлэх» дарна (төслийн өөрийн хуудсанд төсөл өөрөө тодорхой).
2. Нэр болон утас эсвэл имэйлийн аль нэгийг заавал оруулна.
3. Эх сурвалжийг сонгоно (төслийн менежерийн тодорхойлсон жагсаалтаас). Төсөлд барилга бүртгэгдсэн бол сонирхогчийг аль барилгад хамааруулахаа «Барилга» сонголтоос сонгож болно — заавал биш, анхдагч нь «Сонгоогүй».
4. Хүсвэл «Байр сонгох (заавал биш)»-өөр хамгийн ихдээ 3 байр сонгоно. Захиалагдсан байр төлвийн тэмдэглэгээтэй харагдана. Байр сонгохгүй бол ерөнхий сонирхол болж бүртгэгдэнэ. Тодорхой байр биш, зөвхөн орон сууцны төрлийг сонирхож буй бол байрны сонголтын хажууд байх «Айлын төрөл» сонголтоос төрлөө сонгоно. Төрлөөр бүртгэсэн сонирхол «Сонирхогчид» жагсаалтад төрлийн нэртэй шошго болж, сонирхогчийн дэлгэрэнгүй хуудсанд «Айлын төрөл» мөр болж харагдана.
5. Хүсвэл төсөв, тэмдэглэл нэмээд «Хадгалах» товч дарна.

Нийтийн төслийн хуудаснаас ирсэн сонирхлын хүсэлт мөн энд «Urbana.mn» эх сурвалжтай автоматаар бүртгэгдэнэ.

Хайх, шүүх

«Сонирхогчид» хуудасны дээд талын табууд: «Миний» (танд оногдсон), «Хуваарилаагүй» (хариуцагчгүй), «Бүгд». Жагсаалтыг нэр, утас, имэйлээр хайж, төсөл, төлөв, эх сурвалж, хариуцагчаар шүүнэ. Төслийн менежер «Хариуцаж буй» шүүлтүүрээр «Манай баг», тодорхой агентлаг эсвэл «Нээлттэй» (агентлагт шилжээгүй) сонирхогчдыг ялгана. «Эрэмбэ» сонголтоор «Шинэ нь эхэндээ» эсвэл «Сануулга ойртсон» гэж эрэмбэлнэ. Нэг хуудсанд 50 сонирхогч харагдана.

Жагсаалтын «Эх сурвалж» баганад сонирхогч бүрийн эх сурвалж харагдана; эх сурвалжгүй хуучин бүртгэлд «—» гарна. Эх сурвалжийн шүүлтүүрт архивласан эх сурвалж «(архив)» тэмдэглэгээтэй үлдэнэ. Бүх төслийн «Сонирхогчид» хуудсанд эх сурвалжийн шүүлтүүрт сонголтууд төслөөрөө бүлэглэгдэнэ.

Төсөлд барилгын эзэмшигч тодорхойлсон бол төслийн өөрийн «Сонирхогчид» хуудсанд «Эзэмшигч» шүүлтүүр гарна: эзэмшигч бүр (архивласан нь «(архив)» тэмдэглэгээтэй), мөн барилгагүй эсвэл барилга нь эзэмшигчгүй сонирхогчдод «Тодорхойгүй». Байр сонгоогүй сонирхогчийн мөрөнд түүний барилга харагдана.

Эх сурвалжийн жагсаалт

Төсөл бүр сонирхогчийн эх сурвалжийн өөрийн жагсаалттай (жишээ нь: «Борлуулалтын оффис», «CallPro», «Social»). Жагсаалтыг байгууллагын админ, төслийн менежер, мөн түншлэлээр харилцагч удирдах эрх авсан хамтрагч агентлагийн админ, ахлах агент тодорхойлно. Борлуулалтын ажилтан болон агентлагийн энгийн агент жагсаалтаас зөвхөн сонгоно.

1. Төслийн «Сонирхогчид» хуудасны дээд хэсгийн «Эх сурвалж» товч дарна.
2. «Шинэ эх сурвалж» мөрөнд нэрээ бичээд «Нэмэх» товч дарна. Нэр 2–40 тэмдэгт байх бөгөөд нэг төсөлд давтагдахгүй.
3. Нэрийг «Нэр өөрчлөх» товчоор засна. «Дээш», «Доош» товчоор сонголтод харагдах дарааллыг өөрчилнө.

Нэр өөрчлөхөд өмнө бүртгэсэн сонирхогч болон тайланд шинэ нэр нь харагдана. Хэрэглэхээ больсон эх сурвалжийг устгахгүй, «Архивлах» товчоор архивлана: архивласан эх сурвалж сонголтод гарахгүй ч өмнө бүртгэсэн сонирхогч, шүүлтүүр, тайланд хэвээр үлдэнэ. «Сэргээх» товчоор буцааж сонголтод нэмнэ. Төслийн дараагийн ээлж ижил жагсаалтыг үргэлжлүүлэн ашиглана — тохирохгүйг нь архивлаад шинийг нэмнэ.

Жагсаалтын хамгийн доор түгжээтэй «Urbana.mn» эх сурвалж байна: нийтийн төслийн хуудаснаас ирсэн хүсэлт энд автоматаар бүртгэгдэнэ. Түүнийг гараар сонгох, нэрийг нь өөрчлөх, архивлах боломжгүй.

Төсөлд эх сурвалж тодорхойлоогүй бол «Сонирхогч нэмэх» цонх болон нэгж захиалах хуудасны «Шинэ сонирхогч» горимд сонголтын оронд «Энэ төслийн эх сурвалжийг тодорхойлоогүй байна» гэж гарч, хадгалах боломжгүй. Жагсаалтыг удирдах эрхтэй хүнд «Эх сурвалж тодорхойлох» холбоос гарч жагсаалтын цонхыг нээнэ; бусад хүнд «Менежерээсээ асууна уу» гэж харагдана.

Агентлагт шилжүүлэх

Төслийн менежер «Шинэ», «Холбогдсон», «Шалгарсан» төлөвтэй сонирхогчийг түнш агентлагт шилжүүлж болно. Агентлаг нь тухайн төсөл дээр сонирхогч удирдах эрхтэй байх ёстой.

1. Сонирхогчийн мөрөн дээрх үйлдлийн цэс эсвэл дэлгэрэнгүй хуудаснаас «Агентлагт шилжүүлэх» сонгоно.
2. Агентлагаа сонгоно, хүсвэл тэмдэглэл бичнэ.
3. «Шилжүүлэх» товч дарна.

Шилжүүлсний дараа бусад агентлагт энэ сонирхогч харагдахгүй. Сонгосон агентлагийн админ, ахлах агентад мэдэгдэл очно. Агентлаг сонирхогчийг ажиллаж байх хугацаанд хариуцагчийг та өөрчилж чадахгүй — «Агентлаг хариуцаж байна — эхлээд буцааж авна уу» гэсэн сануулга гарна. Шилжүүлснээ болиулах бол «Буцааж авах» товч дарна. Агентлаг өөрөө ч «Төсөл хэрэгжүүлэгчид буцаах» товчоор буцааж болно.

«Захиалсан», «Гэрээтэй» төлөвтэй сонирхогч байгаа газраа үлдэнэ. Түншлэл дуусахад агентлагийн нээлттэй сонирхогчид хариуцагчгүй болж буцна.

Давхардал

Ижил утас эсвэл имэйлтэй давхардсан бүртгэлийг систем илрүүлж, нэг бүртгэл болгон нэгтгэхийг санал болгоно. Нэг худалдан авагчийг хоёр баг тус тусдаа бүртгэсэн бол хоёр сонирхогч болж, тус бүр дээр нь хариуцаж буй баг харагдана. Багуудын хооронд нэгтгэх эрхтэй нь зөвхөн төсөл хэрэгжүүлэгчийн менежер; нэгтгэсэн бүртгэлд үлдээсэн (үндсэн) бүртгэлийн баг хадгалагдана.

Мэдэгдэл

Нийтийн хуудсаас ирсэн сонирхогчийн хүсэлт байгууллагын админ, төслийн менежерүүд болон тухайн төсөлд сонирхогч удирдах эрхтэй түнш агентлагт самбар дотор болон имэйлээр мэдэгдэнэ: гишүүн томилох шаардлагатай хүрээнд томилогдсон гишүүдэд, шаардлагагүй хүрээнд агентлагийн админ, ахлах агентад. Байгаа сонирхогч дахин хүсэлт илгээвэл хариуцагчид нь, хариуцагч байхгүй бол сонирхогчийг ажиллаж буй агентлагийн админ, ахлах агентад (агентлагт тэд үлдээгүй бол байгууллагын админ, төслийн менежерүүдэд), тэгэхгүй бол төслийн менежерүүд болон түнш агентуудад мэдэгдэнэ. Ажилтан өөрөө нэмсэн сонирхогчид мэдэгдэл үүсгэхгүй.

Сонирхогчийг «Буцааж авах» үед агентлагийн админ, ахлах агент болон өмнөх хариуцагчид, агентлаг «Төсөл хэрэгжүүлэгчид буцаах» үед төслийн менежерүүдэд мэдэгдэнэ.

Харилцааны түүх

Сонирхогчийн дэлгэрэнгүй хуудасны «Харилцааны түүх» хэсэгт залгасан, уулзсан, бичсэн харилцаа бүрийг бүртгэнэ.

1. Суваг болон огноог сонгоно.
2. Юу ярилцсанаа тэмдэглэлд бичнэ.
3. «Тэмдэглэх» товч дарна.

Сүүлд холбогдсон огноо сонирхогчийн үндсэн мэдээлэлд харагдана. «Үйлдлийн түүх» хэсэгт бүртгэл дээрх бүх өөрчлөлт автоматаар хадгалагдана.

Эргэн холбогдох сануулга

1. Дэлгэрэнгүй хуудасны «Эргэн холбогдох сануулга» хэсэгт шалтгаан бичнэ (жишээ нь: үнийн санал илгээх).
2. Огноо сонгоод «Нэмэх» товч дарна.

Сануулгыг гишүүнд хуваарилж болно. Сануулгын цаг болоход хариуцагчид нь, хариуцагч байхгүй бол ажиллаж буй агентлагийн админ, ахлах агентад, тэгэхгүй бол — мөн агентлагт админ, ахлах агент үлдээгүй бол — төсөл хэрэгжүүлэгчийн менежерүүдэд мэдэгдэнэ. Хариуцагч байгууллагаасаа (агентлагийн сонирхогч бол агентлагаасаа) гарсан бол сануулга түүнд биш, эдгээр менежерүүдэд очно. Хүлээн авах хүн огт үлдээгүй сануулгыг систем автоматаар «Цуцлагдсан» болгож, «Үйлдлийн түүх»-д «Сануулгын төлөв өөрчлөгдсөн» гэж тэмдэглэнэ. Цуцлагдсан сануулгыг «Дахин нээх» товчоор сэргээж болно — сануулга дахин эхнээсээ тоологдоно. Хугацаа хэтэрсэн сануулга «Хугацаа хэтэрсэн» тэмдэглэгээтэй харагдаж, төслийн борлуулалтын урсгалын хуудсанд нэгтгэгдэнэ. Дууссан сануулгыг «Дууссан» гэж тэмдэглэнэ.

AI туслах

Сонирхогчийн дэлгэрэнгүй хуудасны эзэмшигчийн хэсгийн доор «AI туслах» хэсэг байна. Сонирхогчтой ажиллаж чадах хүн (төслийн ажилтан, түнш агентлаг) л үүнийг харна.

• «Товч тойм» — худалдан авагч юу хүсэж байгаа, юу болсон, одоо хаана явж байгаа, юу хүлээгдэж байгааг цөөн цэгээр харуулна.
• «Зурвасын ноорог» — худалдан авагчид бичих зурвасын ноорог гаргана. «Юуг дурдах вэ?» мөрөнд хүссэн зүйлээ бичиж болно. Ноорог засах боломжтой, «Хуулах» товчоор хуулна.
• «Дараагийн алхам» — нэг сануулга санал болгож засах боломжтой маягтаар харуулна. «Сануулга нэмэх» дарсан үед л сануулга бүртгэлд нэмэгдэнэ.

«Дахин» товч үйлдлийг дахин ажиллуулна.

Анхаарах зүйл:

• Туслах өөрөө юуг ч илгээхгүй, хадгалахгүй. Худалдан авагчийн нэрийг AI-д өгдөггүй тул зурвас дээр нэрийг та өөрөө нэмнэ.
• Бүртгэлд байхгүй тоо гарвал хариултын доор «Эдгээр тоо бүртгэлд алга — шалгаад засна уу: …» гэж харагдана. Тэдгээр тоог заавал шалгана.
• AI-ийн бичсэнийг ашиглахаасаа өмнө шалгана уу.
• Хүн бүрт өдрийн хязгаар байдаг бөгөөд «Өнөөдөр N үлдсэн» гэж харагдана. Байгууллагын сарын эрх багасаж, таны өдрийн үлдэгдлээс бага болсон үед «Энэ сард N үлдсэн» гэж харагдана.
• Багцын хязгаарлалт идэвхжсэн үеэс эхлэн байгууллага бүр сард тодорхой тооны эрхтэй (нээлтийн багцуудад 200 / 600 / 2,000, багцгүй байгууллагад 100). Багцад туслах ороогүй бол «Таны багцад AI туслах багтаагүй.» гэж бичигдэнэ. Эрх сар бүрийн 1-ний 00:00-д (Улаанбаатарын цагаар) шинэчлэгдэнэ. Дууссан үед туслах эрх хэзээ буцаж ирэхийг харуулна; байгууллагын админд «Илүү эрх авах» холбоос, бусад гишүүнд «Байгууллагын админд хандана уу.» гэж харагдана. Үлдэгдлийг «Багц ба төлбөр» табын «Туслах (энэ сар)» хэмжүүрээс харна.
• Платформ AI-г асаасан үед л энэ хэсэг харагдана.

Төлөв ба хариуцагч

Сонирхогч бүр борлуулалтын үе шатын төлөвтэй: «Шинэ», «Холбогдсон», «Шалгарсан», «Захиалсан», «Гэрээтэй», «Алдсан». Төлөвийг дэлгэрэнгүй хуудасны «Төлөв ба хариуцагч» хэсгээс шинэчилнэ. Буруу сонгосон эх сурвалжийг мөн энэ хэсгийн «Эх сурвалж» сонголтоос засна — өөрчлөлт «Үйлдлийн түүх»-д «Эх сурвалж өөрчлөгдсөн» гэж хуучин, шинэ нэртэйгээ тэмдэглэгдэнэ. «Urbana.mn»-ийг засвараар сонгох боломжгүй. Сонирхогчийн барилгыг мөн энэ хэсгийн «Барилга» сонголтоос сонгож эсвэл засна («—» сонговол барилгагүй болно) — өөрчлөлт «Үйлдлийн түүх»-д «Барилга өөрчлөгдсөн» гэж хуучин, шинэ барилгатайгаа тэмдэглэгдэнэ. «Надад оноох» товчоор хариуцагчгүй сонирхогчийг өөртөө хариуцуулна; хоёр хүн зэрэг дарвал эхний хүн авах бөгөөд хоёр дахь хүнд «Өөр хүн аль хэдийн авсан» гэж харагдана.

Борлуулалтын ажилтны хязгаарлалт

«Борлуулалтын ажилтан» үүрэгтэй гишүүн зөвхөн өөрт нь оногдсон болон хариуцагчгүй (нээлттэй) сонирхогчдыг харна. Төслийн менежер болон байгууллагын админ өөрийн бүх төслийн сонирхогчийг харна.

Түнш агентлагийн «Агентлагийн админ», «Ахлах агент» өөрийн агентлагийн болон нээлттэй сонирхогчдыг, энгийн «Агент» өөрт оногдсон, агентлагийн хариуцагчгүй болон нээлттэй сонирхогчдыг харна. Төсөл хэрэгжүүлэгчийн өөрийн болон өөр агентлагийн сонирхогчийг агентлаг харахгүй.